Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dilihat atau dipanggil kembali jika diperlukan. Perusahaan asuransi dan bank merupakan contohnya. Pada mulanya, perusahaan ini mengurus filenya pada kertas, namun lama-kelamaan ruangnya tidak cukup menampung semua kertas yang ada. Cara mengatasinya adalah dengan menyimpan tampilan (image) dokumen tersebut dari pada harus menyimpan bentuk dokumennya. Aplikasi OA yang melakukan hal ini disebut image storage and retrieval. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microfilm.
Dokumen kertas satu ruangan penuh
dapat disimpan dalam sedikit gulungan atau lembaran yang dapat dimasukkan dalam
laci meja, sehingga sangat hemat ruangan. Alat untuk mencetak microfilm disebut
Computer Output Microform (COM) device. Untuk menampilkan dokumen digunakan
microfilm viewer. Untuk menghasilkan salinan kertas ukuran penuh digunakan
microfilm printer.
Microfilm
Microfilm adalah alat
yang digunakan untuk memperkecil bentuk fisik arsip sampai ukuran 8 atau 16 mm
yang bertujuan untuk mnghemat ruangan dan mengawetkan arsip. Microfilm yang
digunakan untuk arsip biasanya microfilm berupa roll (microform) dengan ukuran
film 35 mm dan berupa lembaran (microfiche) dengan ukuran film 16 mm.
Bentuk-bentuk
microfilm
a.
Microfilm
Roll
Microfilm ini
berbentuk roll film yang panjangnya 100 feet (3048 cm) microfilm ini terdiri
atas 2 jenis, yaitu :
1. Roll film yang berukuran 16 mm x 100 feet : Digunakan untuk
memicrofilmkan arsip-arsip pada umunya (A – A3). Satu roll dapat memuat 2.400 lembar
arsip ukuran A atau 1.200 lembaran arsip ukuran A3
2. Roll film ukuran 35 mm x 100
feet : Digunakan untuk memicrofilmkan gambar-gambar teknik, peta, surat kabar,
dan lain-lain yang berukuran lebih besar (A2 hingga A0). Satu roll dapat memuat
500 lembar halaman koran atau gambar teknik.
b.
Microfilm
Jacket
Microfilm ini berupa
strip yang berisi 12 frame, yang dimasukan kedalam kantong plastik (jacket)
ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat sekitar lima jalur atau 12 x 5 = 60 arsip.
c.
Microfiche
Microfilm ini berupa
lembaran 4 x 6 inci.
d.
Microfilm
Aperture Card
Microfilm ini berupa
lembaran film yang berukuran 35 mm. Tiap lembar film berukuran 3 x 4 cm yang
ditempelkan pada lembaran seperti kartu komputer dengan 80 karakter.
e.
Microfilm
Cartrige
Microfilm ini berupa
roll film tetapi berada dalam cartridge (kotak) dengan film ukuran 16 mm x 100
feet pada bagian atas dan bawah, tiap gambar menggunakan blip untuk
mempermudah pencarian kembali dokumen.
Macam – macam
peralatan Microfilm
Dalam proses pembuatan
microfilm diperlukan alat atau mesin yang mempunyai fungsi masing-masing, alat
tersebut antara lain :
a.
Camera
Camera berfungsi untuk
memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film.
b.
Processor
Processor berfungsi
untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah berisi arsip sebagai hasil
kerja kamera.
c.
Duplicator
Duplicator berfungsi
untuk menggandakan atau membuat copy film.
d.
Reader
Reader berfungsi untuk
membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televisi.
e.
Reader
printer
Reader printer berfungsi sebagai alat untuk
mencetak kembali microfilm.
Cara perekaman
mikrofilm
Untuk memperoleh mutu
gambar yang baik dan tahan lama serta merancang sistem pencarian kembali
(retrieval) yang cepat, hendaknya di perhatikan 3 hal sebagai berikut :
a.
Jenis
film disesuaikan dengan ukuran
Ada 3 jenis film dalam
pembutan mikrofilm,yaitu:
1. Film silver halide (microfilm silver halide). Jenis film ini
mempunyai daya tahan yang baik, sehingga digunakan untuk rekaman mikrofilm asli
dan duplikat untuk keperluam distibusi dan keamanan.
2. Film diazo (microfilm diazo). Jenis film ini banyak dipergunakan
sebagai film cetak atau duplikat dengan daya tahan 50 tahun.
3. Film vecicual. Jenis film ini merupakan film yang paling murah
dan memiliki daya tahan yang paling rendah dibandingkan dengan jenis film diazo
dan film silver halide. Film ini biasa digunakan untuk duplikator harian.
b.
Cara
pemotretan
Cara memotret memegang
peranan yang sangat penting dalam menghasilkan rekaman mikrofilm yang baik. Berikut
ini 3 pedoman dasar untuk melakukan pemotretan.
1. Periksalah lensa kamera agar selalu bersih dan tidak berjamur.
2. Perhatikan warna setiap kertas dan tulisan yang ada agar
memperoleh gambar yang jelas.
3. Siapkan lembaran-lembaran kertas yang dituliskan.
- START
- DAFTAR ISI
- CONTINUE TO
- THE END
c.
Pemrosesan
film
Sebelum pemrosesan
film, hendaknya memerhatikan hal-hal sebagai berikut.
1. Bahan kimia (fixer dan developer) dan air pencucui film yang
telah seminggu lamanya dipakai, sebaiknya dibuang saja. Sebab, bahan kimia dan air
pencuci tersebut akan menghasilkan gambar mikro yang bermutu rendah apabila
digunakan kembali.
2. Perhatikan temperatur yang ditujukan pada alat pengontrol temperatur.
Pemeliharaan mikrofilm
Ada beberapa cara yang
dapat dilakukan untuk memelihara mikrofilm, antara lain sebagai berikut.
a. Hindari penyimpanan pada ruangan udara yang lembab..
b. Hindari pemegangan secara langsung.
c. Hindari sinar matahari secara langsung.
Cara
pnyimpanan tampilan microfilm tidaklah terlalu sulit, namun pemanggilannya kembali
agak lambat. Cara pemanggilan kembali (retrieval) yang terbaik adalah dengan
cara memasukkan tempat atau lokasi tiap tampilan microfilm tersebut ke dalam
computer. Record pada computer berisi atau ditulisi key (kunci), misalnya nomer
pesanan penjualan, bersama-sama dengan kumparan microfilm dan nomer kerangkanya.
Kemudian, jika seseorang ingin melihat Sales Order 13275. Misalnya, key
tersebut dimasukkan ke dalam computer dan layar akan menunjukkan bahwa tampilan
tersebut berada pada Reel 212, Frame 98. Cherry Picker (pemanggil tampilan)
bertugas memanggil reel (kumparan) lalu menampilkannya pada layar dan mungkin
ia akan membuat kopinya. Walaupun hal ini merupakan cara tercepat untuk
memanggil record microfilm, namun ia tetap menghabiskan waktu.
Sumber
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar